Framtidens ekonomifunktion: varför datakvalitet vid källan är CFO:s viktigaste automatiseringstrend

Modern ekonomistyrning handlar allt mindre om manuell kontroll och allt mer om att bygga skalbara processer som stöder bolagets tillväxt utan att driva overheadkostnader. Trots stora investeringar i moderna ekonomisystem upplever många CFO:er att den faktiska automatiseringen uteblir. Orsaken är sällan systemen i sig, utan den data som skickas in. 

‍

Datakvalitet vid källan: nyckeln till äkta STP (Straight-Through Processing) 

Felaktiga referenser, saknade projektnummer eller information placerad i fel fält gör att fakturor faller ur det automatiserade flödet och kräver manuell handpåläggning ändå. 

– Som CFO handlar det i grunden om två saker: riskeleminering och kapitaleffektivitet, förklarar Mikael Nilsson, produktexpert på Visma Proceedo. När du har höga fakturavolymer innebär varje manuellt moment en direkt sänkning av marginalen och en ökad risk för felaktiga utbetalningar och bedrägerier. Genom att flytta valideringen till källan – innan fakturan ens träffar reskontran – bygger man bort den administrativa skulden. 

När datan valideras och korrigeras direkt vid inkommande länk skapas förutsättningar för en genuin Straight-Through Processing (STP), där ekonomiteamet endast behöver hantera de fall som kräver en faktisk affärsmässig bedömning. 

‍

Så uppnådde Ocab skalbarhet och kapade det manuella arbetet med 64 % 

Ett tydligt exempel på denna strategiska förskjutning syns hos skadeservicejätten Ocab. Med omkring 30 000 uppdrag per år och över 10 000 leverantörsfakturor i månaden insåg de att det manuella arbetet snabbt blev en flaskhals för tillväxten. Genom att införa InvoiceFirewall – en digital valideringsyta för inkommande fakturor – förändrades läget snabbt:

‍

Effekten innebar att drygt 2 800 fler fakturor per månad behandlades helt automatiskt. På årsbasis innebär det över 33 000 sparade manuella moment. 

– Många ekonomichefer drar sig för systemprojekt på grund av långa implementeringstider och osäker ROI, säger Mikael Nilsson. Det starka i det här förhållningssättet är den korta startsträckan. När en lösning kan vara i drift på sex veckor och direkt frigöra tusentals timmar för ekonomiteamet blir investeringskalkylen extremt lätt att försvara för styrelsen. 

‍

Stärkt internkontroll och full efterlevnad 

Utöver rena tidsbesparingar ger en automatiserad datavalidering en avsevärd trygghet kring compliance och internkontroll. Genom att proaktivt säkerställa att inkommande fakturor uppfyller ställda regelverk, moms- och skattekrav minskas risken för manuella felsteg som kan ge bakslag vid revision. 

– När fakturadata valideras automatiskt innan den släpps in i systemen bygger du en inbyggd kontrollapparat. Det skapar en förutsägbarhet som varje CFO strävar efter, förklarar Mikael Nilsson. 

‍

Flexibel arkitektur: oberoende av ERP-miljö 

Förstärkningen av fakturaprocessen fungerar som en naturlig uppgradering för företag som använder Proceedo, där den integrerade valideringen höjer matchningsgraden ytterligare.  Men den strategiska styrkan ligger i flexibiliteten: InvoiceFirewall är helt systemoberoende och fungerar som ett skyddande lager framför vilket ERP- eller ekonomisystem som helst. 

– De flesta växande bolag sitter på komplexa eller föränderliga IT-miljöer, avslutar Mikael Nilsson. Att lösningen agerar oberoende innebär att du som ekonomidirektör kan säkra datakvaliteten och driva digitaliseringen direkt, utan att behöva genomföra kostsamma eller riskfyllda systembyten. 

‍