Ni har investerat i systemen, men betalar fortfarande för arbetet mellan dem

Ofta har organisationen dessutom valt rätt: de har specialiserade system för HR, lön, tidrapportering och förmånsplattformar som löser varje verksamhetsbehov bäst, i stället för ett system som ska göra allt. Men det finns en kostnad som sällan syns i business-caset för systemen.

‍

Arbetet mellan systemen

När en ny medarbetare börjar, registreras samma information på flera ställen. När en lön, chef, kostnadsställe eller anställningsgrad förändras behöver uppgifterna följa med. När någon slutar ska information uppdateras och behörigheter avslutas. Om systemen inte kommunicerar med varandra så är det den mänskliga handen som gör jobbet.

‍

Den dolda kostnadsposten

Det manuella arbetet ser harmlöst ut. Någon exporterar en fil, en annan kontrollerar den. HR skickar information om löner och en förändring registreras i ytterligare ett system.Fem minuter här och tio minuter där syns aldrig som en egen rad i resultaträkningen.

Om man istället räknar på årsbasis blir dessa fem minuters dubbelregistrering i fyra system, för trettio personalförändringar i månaden, tio timmar. På ett år blir det 120 timmar, nästan tre arbetsveckor av rent transportarbete mellan system ni redan betalar för.

Då är det bara själva manuella registreringen vi räknat. Kontroller, felsökning och korrigeringar är inte medräknade, inte heller tiden det tar när information saknas eller är fel. Det här är arbete och risker organisationen betalar för, trots att informationen redan finns digitalt.

‍

Är datan korrekt?

När samma uppgift finns i flera system och uppdateras manuellt uppstår snabbt frågor: Vilket system innehåller rätt information? Är förändringen genomförd överallt? Arbetar lön med aktuell data? Har den mänskliga handen resulterat i ett omedvetet datafel?

Konsekvenserna stannar inte hos HR eftersom ett kostnadsställe som inte följt med vid en organisationsförändring kan ge fel i uppföljning och prognoser. En avslutad medarbetare vars behörigheter lever kvar är inte bara en administrativ miss, det är också en kontroll-, kostnads- och säkerhetsrisk.

Ju fler manuella överlämningar en process innehåller, desto fler möjligheter till fel och desto större beroende av enskilda personer som vet hur processen fungerar. Det är inte bara ineffektivt. Det är en kontroll- och kostnadsfråga.

‍

Ett nytt system löser inte problemet

När en process fungerar dåligt är det lätt att börja titta efter ett bättre system och ibland kan det vara rätt lösning, men ofta är systemen var för sig inte problemet. Problemet är hur informationen rör sig mellan dem.

När det saknas tydliga svar på vilket system som äger vilken information, var en förändring ska göras och vart den ska, då har organisationen egentligen inte en digital process.

Den har flera digitala system, med människor som integration mellan dem.

‍

Effekten som aldrig räknades hem

Under mina år inom HR såg jag många business-cases för nya system. Effektivisering, bättre data, mindre administration, och allt räknades hem vid investeringen. Ändå såg jag nästan aldrig en rad för arbetet mellan systemen. Integrationen antogs lösa sig, kanske genom “standardiserade integrationer” eller sköts i framtiden.

Resultatet blev organisationer som betalade fullt pris för sina system men bara fick ut en del av effekten och där mellanskillnaden täcktes av manuellt arbete, månad efter månad.

Det var en av anledningarna till att jag var med och grundade Twine. Tekniken för att skräddarsy automatiseringen av flödet finns redan. Frågan man behöver ställa sig är om effekten av systeminvesteringarna ska hämtas hem med ny teknik, eller fortsätta läcka ut i manuella rutiner?

‍

Tre frågor till nästa möte med HR och IT

• Hur många manuella steg innehåller vår onboarding, och hur många system berörs?
• Hur många timmar per månad går till att flytta och kontrollera information mellan system vi redan betalar för?
• Om en avslutad medarbetares behörigheter lever kvar, vem upptäcker det och när?

Om svaren dröjer eller spretar är det i sig ett svar: processen är digitaliserad på pappret, men inte i praktiken.

‍

Nästa fråga är kanske därför inte vilket nytt system verksamheten behöver investera i utan den är: Hur mycket betalar vi idag för att våra befintliga system inte arbetar tillsammans?