Våga transformera ekonomiavdelningen när företaget skalar upp

Att vara en del av ett företag som växer kan vara roligt och spännande och innebära många möjligheter. Samtidigt förändras också kraven på hur företaget behöver styras och följas upp, inte minst för att säkerställa tillförlitlig rapportering samt skapa förutsättningar för analys och beslutsfattande. Det är inte svårt att förstå att samma arbetssätt, struktur och tekniska lösningar till slut blir ineffektiva i en verksamhet som förändras och utvecklas. Det kan till och med påverka verksamhetens framtida framgång. Om ekonomifunktionen däremot anpassas i takt med att företaget växer skapas förutsättningar för att möta nya krav och möjlighet för hållbar tillväxt.  

För CFO:er ligger utmaningen sällan i att se det här behovet av förändring på ekonomiavdelningen, utan att faktiskt ta steget mot transformation. Därför delar vi med oss av några tips och perspektiv på vad man som ekonomiansvarig kan börja med att se över utifrån ekonomifunktionens nuläge, för att skapa effektivitet och långsiktiga förutsättningar för framtida tillväxt.

Bygg den nya ekonomifunktionen utifrån en tydlig målbild 

En tydlig målbild klargör vilka beslut ekonomifunktionen ska kunna stödja några år framåt - allt från uppföljning mot budget till likviditetsstyrning, samt rapportering till ledning och ägare.

Med målbilden som utgångspunkt blir det också relevant att kartlägga hur väl dagens arbetssätt, processer och system faktiskt stödjer verksamhetens behov och ställa sig frågor som:

• Vilken typ av uppföljning kommer vi att behöva?

• Hur snabbt behöver siffrorna vara tillgängliga?  

• Vilka volymer och rapporteringskrav ska vi kunna hantera framåt?

Det ger en tydligare bild av vilka beslut som behöver prioriteras och skapar bättre förutsättningar för att utveckla ekonomifunktionen långsiktigt.

Effektivisera genom att flytta ekonomisk data

Det är vanligt att ekonomifunktionen har utvecklats stegvis, där manuella moment och Excel-baserade rapporter länge fungerat bra. Men när verksamheten växer och kraven ökar blir det samtidigt tydligare vilka delar av arbetet som är tidskrävande och påverkar effektiviteten.

Genom att flytta all ekonomisk data till system och arbeta med standardiserade och automatiserade flöden för bokföring, uppföljning och rapportering kan mer av grundarbetet effektiviseras. Flytten (ofta implementeringen av ett system), är ett arbete som kan vara tidskrävande initialt, men som på sikt lönar sig. Detta då det innebär allt ifrån upplärning i det nya systemet och förändrat arbetssätt, till att integrera system med masterdata, kartläggning och kontroll av data så att den hamnar rätt i systemet.

Fler fördelar med att transformera ekonomifunktionen

För att läsa mer om vilka fördelar det finns med att transformera ekonomifunktionen när företaget skalar upp, rekommenderar vi att läsa hela artikeln där du också får tips på olika frågor att utvärdera, i syfte att påbörja förändringsarbetet på ekonomiavdelningen.

Du kan bland annat läsa om hur:

• Automatisering och integrationer effektiviserar administrationen och skapar en stabil ekonomisk grund med ett pålitligt informationsunderlag som alltid är uppdaterat och lättillgängligt.

• Dashboards i rapportverktyget med fördel kan delas med nyckelpersoner i företaget så att ansvar för uppföljning och utveckling av relevanta KPI:er decentraliseras till respektive avdelning.

‍