Så sparade Nordea 272 000 timmar: Nyckeln ligger i bryggan mellan ekonomi och inköp

I många verksamheter fungerar inköp och ekonomi fortfarande som två separata öar. Inköp förhandlar avtal och lägger beställningar, medan ekonomiavdelningen hanterar konsekvenserna i efterhand. Resultatet blir fakturor som saknar orderreferens, otydliga attestkedjor och inköp som sker vid sidan av avtal – exempelvis IT-tillbehör som köps på företagskort i stället för via upphandlade ramavtal. Lär er mer om att koppla samman ekonomi och inköp under Visma Proceedos webinar.

‍

Nordeas facit: 272 000 frigjorda timmar 

Att knyta samman processen från behov till betalning (Purchase-to-Pay) ger mätbar effekt direkt på sista raden. 

När Nordea adresserade problematiken valde banken att organisatoriskt förena inköp och leverantörsskulder under en gemensam ledning. Genom att implementera Proceedo styrdes medarbetarna till fördefinierade inköpskanaler och digitala produktkataloger, där varje köp kräver en godkänd order innan beställningen skickas till leverantören. ‍‍
‍

‍När inköp och faktura går hand i hand blir både processen och arbetsflödet bättre. Vi får bättre kontroll över inköpen och över fakturorna vi tar emot, säger Nordea.

‍

När fakturan anländer matchas den automatiskt mot inköpsordern och den registrerade varumottagningen. För återkommande kostnader, som lokalkontrakt och fasta IT-licenser, används en abonnemangsmodul med fastställda beloppsgränser. 

Resultatet av automatiseringen: 

• 82 % av Nordeas fakturahantering automatiserades helt. ‍
• 272 000 arbetstimmar frigjordes årligen, vilket motsvarar en beräknad besparing på 132 miljoner kronor baserat på intern FTE-kostnad. 
• Fakturor som matchar lagd order hanteras helt utan manuell handpåläggning av ekonomipersonal. 

‍

Inköp och leverantörsskulder är två sidor av samma mynt. När ekonomifunktionen får full insyn i inköpsbeteendet redan vid orderläggningen får vi kontroll på kostnaden innan pengarna ens har lämnat kontot. Det flyttar ekonomiavdelningen från reaktiv administration till proaktiv styrning, säger Stefan Norr, vd på Visma Proceedo

‍

Tre konkreta vinster för ekonomiavdelningen 

Ett enhetligt P2P-flöde ger CFO:n förutsättningar att driva verksamheten på faktiska data snarare än efterhandskalkyler: 

1. ‍Realtidsdata på upparbetade kostnader: Eftersom varje beställning registreras och förattesteras i systemet känner ekonomiavdelningen till åtagandet direkt när ordern läggs, inte 30 dagar senare när fakturan förfaller. ‍
2. Touchless processing för standardflöden: Rutinfakturor för hårdvara, kontorsdrift och abonnemang matchas på radnivå och går direkt till bokföring och betalning. Ekonomiavdelningens tid läggs enbart på avvikelser. ‍
3. Avtalslojalitet i praktiken: Genom att medarbetare gör sina inköp via enkla, integrerade kataloger säkerställs att organisationen faktiskt nyttjar förhandlade volymrabatter och slipper hantera oidentifierade kreditkortskvitton. 

‍

Fördjupa dig under webbinaret

Att koppla samman inköp och ekonomi kräver inget byte av affärssystem. Moderna P2P-lösningar fungerar som ett överliggande lager som integreras med befintliga ERP- och ekonomisystem via standard-API:er. ‍

‍

Nordeas resultat är ett skolboksexempel på hur en mogen och modern inköpsfunktion tänker. De nöjde sig inte med att bara digitalisera enskilda moment, utan såg potentialen i att koppla ihop hela kedjan från beställning till slutbetalning i Proceedo. När processen hänger ihop hela vägen försvinner friktionen mellan avdelningarna – och då uppstår den här typen av enorma tids- och kostnadsbesparingar på sista raden, säger Stefan Norr.

Vill du veta mer om hur processen kan automatiseras i praktiken och hur samverkan mellan CFO och inköpschef skapar långsiktig lönsamhet? Anmäl dig till Visma Proceedos kommande webinar där de går igenom metodiken bakom framgångsrika P2P-implementeringar.
‍