När brist på kontroll kostar mer än inköpen

För många CFO:er har kontroll länge handlat om aggregerade siffror som budget, prognos och utfall. I dag handlar kontroll allt oftare om något mer grundläggande: struktur.

När organisationer blir mer distribuerade, förändringstakten och tempot ökar och beroendet av digitala verktyg växer, räcker det inte längre att veta vad något kostar på övergripande nivå. Man behöver också veta var tillgångar finns, hur de används och vem som faktiskt har ansvar.

IT-utrustning är ett tydligt exempel. Den syns i inköpsbudgeten, skrivs av enligt plan och förväntas ”bara fungera”. Det är sällan där problemen uppstår. Den verkliga kostnaden visar sig i det som sker när viktiga detaljer faller mellan stolarna och synligheten för IT-livscykeln är dold.

I samtal med CFO:er återkommer samma mönster. Utrustning försvinner ur sikte efter inköp, livslängden blir kortare än nödvändigt och nya inköp görs trots att fungerande tillgångar redan finns i organisationen. Det leder till att kapital binds i onödan, värde skrivs av i stället för att tas tillvara och risker kopplade till säkerhet och regelefterlevnad byggs upp över tid.

Problemet är sällan brist på ambition eller kompetens. Tvärtom finns ofta fantastiska team inom HR, IT och Ekonomi som var för sig gör sitt bästa. Men skapar vi en helhet där alla team får möjligheten att göra sitt bästa? Resultatet blir ofta manuella lösningar, specialfall och beslut som bygger mer på antaganden än på faktiska insikter.

Här ser jag ett tydligt skifte i CFO-rollen. Fler börjar gå från att följa kostnader till att vilja styra flöden. När IT-utrustning betraktas som en livscykel från inköp till användning, återlämning och vidare till återbruk eller avyttring förändras också möjligheten till avkastning. Inte genom att köpa mindre, utan genom att nyttja det värde som redan finns.

I organisationer där strukturen är på plats går det att svara på grundläggande frågor: vilka tillgångar som finns, hur de används över tid, vad som händer konsekvent vid offboarding och hur mycket värde som faktiskt återvinns jämfört med skrivs av.
Det är inte tekniska frågor. Det är frågor om styrning, risk, hållbarhet och ROI.

Kontroll och överblick handlar idag inte om att bromsa verksamheten. Rätt struktur skapar tvärtom förutsättningar för högre tempo, trygghet, bättre och snabbare beslutsfattande. För CFO-rollen innebär det att finansiellt ansvar inte bara handlar om rapporterade siffror, utan om de strukturer som gör siffrorna tillförlitliga och investeringarna lönsamma.

‍

Av Anders Jönsson, CXO Velory

Velory arbetar med organisationer där onboarding, livscykelhantering och offboarding skapar ägarskap, samspel och insikter mellan HR, IT och Ekonomi.