Ekonomiavdelningen ska inte jobba snabbare – den ska ha mindre att göra

De flesta ekonomiavdelningar känner igen scenariot: hundratals utlägg, kvitton och reseräkningar som varje månad ska kontrolleras, konteras, attesteras och bokföras. Det mesta är rutin. En liten del kräver en människa som ser något som en maskin inte ser.

Problemet är att de två typerna av uppgifter i dag ofta behandlas likadant. Resultatet blir att kompetenta medarbetare lägger tid på det förutsägbara och för lite på det som faktiskt kräver omdöme.

‍

Nytt i Sverige, men inte nytt i branschen

Acubiz är ett nytt namn för många svenska ekonomichefer. I Danmark har företaget i många år levererat utläggshantering till företag av olika storlek, och i dag är Acubiz en del av Visma. Nu etablerar sig företaget på den svenska marknaden.

”Vi kommer till Sverige med många års erfarenhet av hur ekonomiavdelningar faktiskt arbetar och med en tydlig ambition för vart utläggshanteringen är på väg. Att vara ny här betyder att vi kan börja där svenska företag är i dag och bygga för svenska förhållanden från start”, säger Chris Månsson, Sverigechef på Acubiz.

‍

Automatisera det reperitiva, stötta det mänskliga

När ett kvitto läses, matchas mot en korttransaktion, konteras enligt företagets regler och skickas vidare för attest behövs sällan en människa. Där ska automatiseringen gå hela vägen.

Annorlunda är det när något avviker: en utgift utanför policyn, en leverantör man inte har sett förut, ett belopp som sticker ut. Där är det den mänskliga bedömningen som skapar värde, och där ska systemet inte fatta beslutet, utan göra det lätt att fatta rätt beslut.

”Vår ambition är enkel att formulera men krävande att uppfylla: Allt som är repetitivt och skapar lite värde ska automatiseras bort. Allt där mänsklig kontroll skapar värde ska få bättre stöd än i dag”, säger Chris Månsson.

‍

Redovisningen är inte "nästan rätt"

Redovisningen är rätt, eller så är den inte det. Därför är automatisering i ekonomifunktionen något annat än automatisering i en marknadsavdelning. Fel kostar – i revisionen, i momsredovisningen och i förtroendet från ledningen.

Därför vill Acubiz inte automatisera bort kontrollen. Användaren ska alltid kunna se vilka val tekniken har gjort, på vilken grund och var en människa har varit inblandad. Inte som en loggfil för specialister, utan som en naturlig del av arbetet.

”Teknik man inte kan genomskåda litar man inte på. Och teknik man inte litar på använder man inte – eller så dubbelkollar man allt, och då har man inte vunnit något”, säger Chris Månsson.

‍

Varje organisation är annorlunda

Ett tillverkningsföretag med 2 000 anställda och en strikt utgiftspolicy har inte samma behov som en konsultfirma med 80 konsulter på resande fot. Därför ska företaget självt kunna bestämma var automatiseringen körs fullt ut, var den föreslår och väntar på en människa, och var en människa har hela ansvaret. Och gränsen ska kunna flyttas i takt med att förtroendet för tekniken växer.

”Vi lovar inte att vägen mot automatisering är enkel. Det vi lovar är att stötta våra kunder hela vägen, med ett system som kan börja där de är och växa i takt med dem”, säger Chris Månsson.

‍

Byggt tillsammans med kunderna

Acubiz använder redan den nya lösningen internt i både Danmark och Sverige, och de första kunderna är på väg in. Företaget har valt en kontrollerad start framför en bred utrullning.

”Vi vill hellre vara pålitliga än först. Därför lovar vi inga datum eller funktioner innan de fungerar i en riktig ekonomiavdelning. Målet är inte färre människor på ekonomiavdelningen, utan att de som finns där lägger sin tid på det som kräver en människa”, säger Chris Månsson.

Vill du följa hur Acubiz utvecklar intelligent automatisering av utläggshantering?
‍