ViDA närmar sig: Affärssystemen måste anpassas för nya EU-krav

Från den 1 juli 2030 blir strukturerad e-fakturering och digital realtidsrapportering obligatoriskt för all gränsöverskridande B2B-handel inom EU genom regelverket ViDA. Reformen innebär att traditionella periodiska sammanställningar ersätts med direktrapportering, transaktion för transaktion, till en central databas. Utvecklingen gör att frågan lyfts från en isolerad momshantering till en strategisk omställning av företagets affärssystem och processer, något som PwC uppmärksammar i en ny analys.

‍

Slutet för periodiska sammanställningar

Kärnan i reformen kallas Digital Reporting Requirements (DRR). Enligt de nya kraven måste fakturor utfärdas enligt den gemensamma europeiska standarden EN 16931. Detta ska ske inom tio dagar efter genomförd transaktion och fakturauppgifterna ska samtidigt rapporteras in till skattemyndigheten. Köparen ska  enligt huvudregeln därefter rapportera in mottagna data inom fem dagar, även om vissa undantag finns i några medlemsländer. Uppgifterna matchas automatiskt i EU-kommissionens nya databas Central VIES. I och med detta slopas dagens system med periodiska sammanställningar (ECSL) helt för gränsöverskridande handel.

‍

Nationella särkrav före 2030

Även om de gemensamma EU-reglerna träder i kraft 2030 har flera medlemsländer redan agerat. Länder som Italien, Frankrike, Polen och Tyskland har infört eller aviserat tvingande krav på inhemska e-fakturasystem. Koncerner med dotterbolag eller filialer i dessa länder tvingas hantera flera lokala format och statliga plattformar parallellt. I Sverige väntas en statlig utredning ge besked om eventuella inhemska krav i slutet av november 2027.

‍

Datakvalitet och systemintegration avgör kostnaden

När transaktioner måste valideras och rapporteras inom snäva tidsramar försvinner utrymmet för manuella korrigeringar i efterhand. Ekonomifunktionen måste säkerställa att affärssystemen är integrerade mellan orderhantering, logistik, fakturering och skatt. Felfria grunddata från start blir avgörande för att undvika sanktioner och avvisade fakturor. Företag som tidigt påbörjar en kartläggning av sina system minskar risken för akuta och kostsamma IT-projekt när deadlines närmar sig.

‍

Förbered dig på de nya direktiven

1. Gör en inventering av nuvarande fakturaflöden och identifiera brister i datan.
2. Kartlägg i vilka länder verksamheten har dotterbolag eller momsregistreringar för att prioritera marknader med tidiga lokala krav.
3. Säkerställ att befintliga affärssystem och e-fakturaleverantörer har tekniskt stöd för den europeiska standarden EN 16931.
4. Skapa en tvärfunktionell projektgrupp där ekonomi, IT, försäljning och logistik samarbetar kring systemanpassningen.