Musikalisk logik bakom modern ekonomistyrning

Peter Andersson, CFO på Akademiska Hus, vill utmana bilden av ekonomistyrning som ett soloinstrument. I stället ser han styrningen som något som bör samspela med hela verksamheten – i takt med kulturen. Här delar han med sig av sitt perspektiv och konkreta råd för hur ekonomifunktionen kan bli en förstärkare av både engagemang och företagskultur.

‍

Ekonomistyrning i takt med företagskulturen

Fastighetsbolaget Akademiska Hus, specialiserat på lokaler för högre utbildning, har under senare tid genomgått en betydande förändring. Fokus har skiftat från att bygga nytt till att i högre grad utveckla och anpassa befintliga fastigheter. Det har i sin tur förändrat både bolagets roll och förväntningarna på medarbetarna. I dag fungerar organisationen mer som en partner till lärosätena, med uppdraget att optimera nyttjandet av lokaler. Samtidigt kräver det ett större, mer framåtlutat ansvarstagande från personalen – ofta utanför ramarna för den traditionella rollbeskrivningen.

‍

Det är i detta sammanhang som Peters syn på ekonomistyrning växer fram. För honom börjar styrningen inte med kalkylblad och kostnadsposter – utan med människorna i organisationen. Han betraktar ekonomistyrning som ett uttryck för företagets kultur, inte som ett separat system.

‍

Peter liknar det vid musik: precis som ett stycke formas av sin tonart, formas styrningen av det engagemang som finns i organisationen. Först kommer engagemanget – det som sätter grundtonen. Därefter kommer kulturen, som bestämmer rytmen. Och till sist kommer själva styrningen, som spelas med hjälp av rätt ackord.

‍

– Ekonomistyrning har stor påverkan på hur kulturen formas – antingen till en kontrollkultur eller en ansvarskultur. Därför är det viktigt att kulturen ramar in styrningen och inte tvärtom. I vårt fall vill vi att alla jobbar proaktivt och löser problem även om de inte står listade i en rollbeskrivning. För att det ska fungera, måste alla få stort utrymme att agera själv, och det måste speglas i styrningen. 

‍

När styrningen följer kulturens rytm

När både önskat engagemang och den kultur som ska bära det är definierade, kvarstår en central fråga: hur omsätter man kultur i konkret ekonomistyrning – utan att det blir löst prat?

‍

Ett praktiskt angreppssätt är att se styrningens byggstenar – strategi, budget, policyramverk, KPI:er med mera – som tangenter på ett piano, förklarar Peter. Varje tangent har sin roll beroende på var organisationen befinner sig, men samspelet måste alltid vara i takt med den rytm som kulturen sätter.

‍

I Akademiska Hus fall innebär det en styrmodell med mindre fokus på kontroll och detaljuppföljning. De har medvetet valt bort exempelvis Balanced Scorecard, eftersom det enligt Peter inte främjar det samarbetsdrivna och initiativrika arbetssätt som krävs i den nya organisationsrollen. 

‍

I stället arbetar man med bredare indikatorer som fångar helhet och riktning – till exempel kundnöjdhet och nyttjandegrad av lokaler, där sensordata används för att följa hur väl utrymmen faktiskt används. Det minskar risken för snäva mätetal som leder till suboptimering.

‍

Ett annat tydligt exempel är budgetarbetet. Istället för ett toppstyrt ramverk bygger man upp budgeten underifrån – per hyresavtal – så att så många som möjligt kan delta aktivt i processen. Det främjar både förståelse och ansvarstagande.

‍

Peter betonar att själva verktygen inte skiljer sig nämnvärt från andra organisationer – det handlar snarare om hur de används, och att de används i linje med den kultur man vill förstärka.

‍

Rätt systemstöd skapar takt och sammanhang

För att få styrningen att hänga ihop även på systemnivå, har Peter valt att sammanföra verksamhetsplanering, budgetprocess och riskhantering i en gemensam, integrerad helhet. Lösningen? Ett och samma systemstöd – Hypergene.

‍

Här sker både planering, uppföljning och rapportering i samspel mellan olika moduler, vilket skapar en sömlös process från strategi till analys. Resultatet blir en sammanhållen och konsoliderad rapportering, där all relevant information kan följas upp och förstås i sitt sammanhang.