5 konkreta sätt att modernisera er finansiella planering och analys

Om du jobbar som controller, business controller eller CFO har du säkert känt av att kraven på FP&A team blir allt högre. I organisationer med många beroenden, budgetägare och multipla Excel-filer eller omodernt systemstöd tar planeringen ofta lång tid, versionerna blir många och analysen får stå tillbaka när deadlines närmar sig. 

Osäkerhet, kostnadsförändringar och snabbare beslutscykler gör att finansiell planering och analys behöver fungera mer som ett löpande stöd till verksamheten – inte som en årlig händelse.

Därför har vi sammanställt en guide om hur ni moderniserar er finansiella planering, baserad på Planacys årliga rapport The State of Corporate Financial Planning, som kartlägger och analyserar hur svenska företag och verksamheter arbetar med finansiell planering – och vad som kännetecknar de som lyckas. Här nedan delar vi fem praktiska tips från guiden för att komma igång.

‍

1. Involvera budgetägare för högre ägandeskap

Många organisationer centraliserar planeringen av vana. Resultatet blir ofta att verksamheten upplever processen som “något finance gör”, medan finance upplever att de jagar in underlag. När budgetägare och operativa chefer blir delaktiga i planering och uppföljning ökar både kvaliteten i antaganden och ägandeskapet för utfallet.

Praktiskt tips: tydliggör ansvar per kostnadsställe/område och skapa en enkel struktur för hur uppdateringar ska lämnas: vad ska uppdateras, när och av vem?

2. Jobba mer drivarbaserat för precision och rörlighet

Drivarbaserad prognostisering kopplar finansiella utfall till operativa drivare – exempelvis headcount, produktionsvolym, beläggning eller pipeline. Det gör prognosen mer förklarbar och enklare att uppdatera när verkligheten ändras.

I branschrapporten The State of Corporate Financial Planning syns också ett tydligt samband mellan drivarbaserat arbetssätt och engagemang/ägandeskap: 72% uppger hög upplevd ägandeskap jämfört med 52% i mer traditionella processer.

Praktiskt tips: välj 3–5 drivare som står för en stor del av resultatvariationerna och bygg prognosen runt dem. Börja smalt – och skala.

3. Gå från årsfixering till rullande eller dynamisk prognoshorisont

En klassisk årsbudget ger snabbt en “bäst före”-känsla. Rullande prognoser (ofta 12–18 månader) eller en dynamisk prognoshorisont som alltid täcker innevarande år och nästa år (vanligen 13–24 månader) ger bättre framförhållning och en mer naturlig koppling till beslut som faktiskt fattas löpande.

I samma rapport framgår att adoptionen av den här typen av arbetssätt har ökat markant de senaste åren – och att metoden rankas högt för prognoskvalitet och stöd till strategiska beslut.

Praktiskt tips: definiera vilken horisont som passar er verksamhetslogik (säsong, investeringscykler, bemanning) och sätt en rutin för månatliga uppdateringar.

4. Planera bortom resultaträkningen: balans och kassaflöde

Många planeringsprocesser stannar vid P&L. Men utan balans- och kassaflödesperspektiv blir det svårare att förstå likviditetsrisk, kapitalbindning och effekten av beslut. För snabbväxande organisationer är det ofta avgörande att kunna följa hur länge likviditeten räcker. För mer mogna verksamheter handlar det lika ofta om att undvika att binda onödigt mycket kapital.

Praktiskt tips: koppla era mest kritiska antaganden (t.ex. betalningsvillkor, lager, investeringar, headcount) till kassaflödet och följ upp effekterna löpande.

5. Automatisera för att frigöra tid till analys

När planeringen bygger på Excel – eller ett föråldrat, stelt systemstöd – går mycket tid åt till insamling, avstämningar och manuella uppdateringar. Det ökar risken för fel och stress, och tar fokus från analys av trender, avvikelser och åtgärder.

För många FP&A-team är automatisering också ett av de mest effektiva sätten att öka kvalitén i arbetet utan att öka arbetsbelastningen. När färre moment kräver manuell hantering blir processen mer robust, lättare att följa upp och mindre beroende av enskilda personer och “specialfiler”.

Praktiskt tips: kartlägg era mest tidskrävande moment (t.ex. rapportframtagning, sammanställning, versionering) och sätt ett tydligt mål: vad ska vara automatiserat inför nästa budget- eller prognoscykel?

‍

Vill du ha hela guiden med fler exempel?

I guiden Modernisera er finansiella planering får du en mer detaljerad genomgång av de fem tipsen, inklusive vanliga fallgropar och hur andra organisationer tar steget från Excel-tung och föråldrad planering till ett mer hållbart arbetssätt.
‍

‍

Om Planacy

Planacy är ett marknadsledande systemstöd som förenklar datadriven finansiell planering och analys. Med Planacy kan företag och verksamheter arbeta drivarbaserat i en intuitiv plattform, öka ägandeskap och engagemang, minska administration och få mer tid över till mer värdeskapande arbete. Sedan 2015 har Planacy effektiviserat finansiell planering och analys för över 200 nöjda kunder i olika branscher och länder, med oslagbar time-to-value. 

‍