Automatiserat – men värt det?

Verktygen är på plats och automatiseringen rullar. Men vad fick ni egentligen ut av investeringen? I den här artikeln går vi igenom om digitaliseringen av ekonomifunktionen faktiskt gör jobbet den var tänkt att göra.

‍

De flesta ekonomichefer har redan tagit steg mot en mer automatiserad ekonomifunktion. Men efter några månader, eller år, uppstår den obekväma frågan: Blev det så mycket bättre som vi trodde? Licensfakturan kommer varje månad. Funktionerna används. Men mäter ni nyttan? Här är fem sätt att ta reda på om din automatisering verkligen levererar värde.

‍

1. Gå tillbaka till löftet

Vad var det ni ville uppnå från början? Snabbare bokslut? Färre fel? Mer tid till analys? Eller bara slippa jaga kvitton? Skriv ner vad ni faktiskt förväntade er – inte vad systemleverantören lovade, utan vad ni själva definierade som affärsnytta. Det blir din ledstjärna. All uppföljning bör utgå från om det målet är nått eller inte.

‍

2. Mät där det är viktigt – inte där det är enklast

Det är lätt att stirra sig blind på hur många fakturor som automatiserats eller hur många användare som loggat in. Men det säger ingenting om effekten. Titta i stället på:

• Hur mycket tid som frigjorts från repetitiva moment
• Hur många beslut som tagits snabbare tack vare realtidsdata
• Hur ofta avdelningen ligger steget före, istället för att släcka bränder

Det är i konsekvenserna som värdet finns, inte i funktionerna.

‍

3. Räkna friktionen som försvunnit

Effekten av automatisering märks ofta i det som inte händer längre: Ingen glömmer att attestera. Inga förseningar i löneunderlag. Inga fel i momsredovisningen. Gör en enkel övning: Be teamet lista de tre mest frustrerande momenten innan digitaliseringen – och om de är borta i dag. Det låter banalt, men det är här du ofta hittar den största affärsnyttan.

‍

4. Mjuk nytta är också nytta

Förr eller senare kommer någon fråga: "Vad har vi fått ut av det här?" Då behöver du också tala om det som inte syns i balansräkningen. Har medarbetare stannat längre för att jobbet blivit roligare? Har fler juniora kollegor kunnat ta ansvar tidigare tack vare enklare system? Har ledningen blivit mer självgående med bättre dashboards? Det går inte att sätta ett exakt pris på – men det påverkar både produktivitet, kultur och arbetsgivarvarumärke.

‍

5. Fatta beslut på bättre data

Slutligen, och viktigast: Har automatiseringen gett dig bättre beslutsunderlag? Inte fler siffror. Inte snyggare rapporter. Utan bättre beslut. Har ni till exempel lyckats:

• Stoppa en budgetöverskridning innan den skett?
• Justera prissättning baserat på realtidsmarginaler?
• Prognostisera lagersaldon med större säkerhet?

Där har du svaret. Automatisering är inte målet. Det är metoden för att se och agera skarpare.

‍

Nytta kräver uppföljning

Digitaliseringen av ekonomifunktionen behöver inte bli ett evighetsprojekt. Men den kräver uppföljning, precis som allt annat som kostar pengar och påverkar arbetssätt. När du kan visa att investeringen inte bara minskat tiden för redovisning utan också ökat träffsäkerheten i besluten, då har du inte bara automatiserat. Du har förbättrat.

‍

_{Bild skapad av ChatGPT (OpenAI) med hjälp av DALL·E.}