Har ni ett rapporteringsproblem eller egentligen ett dataproblem?

Rapporteringen tar för lång tid. Siffror behöver kontrolleras manuellt. Excel-filer skickas mellan bolag och olika delar av organisationen visar olika versioner av samma KPI. Den naturliga slutsatsen blir ofta att företaget behöver ett nytt rapporteringsverktyg. 

Men för många CFO:er och ekonomifunktioner är rapporteringen bara platsen där ett underliggande problem blir synligt. Om finansiell och operativ data är utspridd mellan flera ERP-system, CRM-plattformar, projektsystem och lokala Excel-modeller får även en modern dashboard svårt att skapa den kontroll som verksamheten behöver. ‍

‍

En snyggare dashboard löser inte datan bakom 

När två ERP-system använder olika kontoplaner behöver informationen harmoniseras. När bolagen definierar samma KPI på olika sätt krävs en gemensam logik. När information kopieras mellan system behöver flödet automatiseras och kunna följas hela vägen tillbaka till källan. 

Inget av detta försvinner för att visualiseringen ovanpå datan blir bättre. Ett nytt BI- eller FP&A-verktyg kan vara rätt investering, men först behöver ekonomifunktionen förstå varför dagens rapportering är långsam, manuell eller svår att lita på. 

‍

Förändring gör problemet större 

Dataproblemet blir särskilt tydligt i koncerner som växer genom förvärv eller verkar över flera marknader. Ett nytt bolag tillkommer, ytterligare ett ekonomisystem ska kopplas in och ledningen vill följa nya nyckeltal. Samtidigt förväntar sig styrelse och ägare snabbare, mer detaljerade och mer tillförlitliga beslutsunderlag. 

Då räcker det inte att datagrunden fungerar för dagens organisation. Den måste kunna utvecklas när bolagsstrukturen, systemen och styrningen förändras, utan att varje förändring leder till nya manuella speciallösningar. 

‍

Excel är sällan huvudproblemet 

Excel får ofta skulden när rapporteringen innehåller manuellt arbete. För ekonomifunktionen är det samtidigt ett kraftfullt och välkänt verktyg för analys, rapportering, budget och prognos. 

Problemet uppstår när Excel också behöver fungera som integrationsmotor, databas och plats för kvalitetssäkring. Med en gemensam datagrund kan ekonomifunktionen behålla flexibiliteten i Excel, samtidigt som samma kvalitetssäkrade data används i Power BI, planering och AI-baserad analys.

‍

Börja under rapporteringslagret 

Innan ni byter rapporteringssystem bör ni därför kartlägga hur siffrorna faktiskt blir till. Varifrån kommer datan? Hur integreras systemen? Hur mappas konton och dimensioner mellan bolag? Finns gemensamma KPI-definitioner? Kan användaren gå från en rapporterad siffra till de underliggande transaktionerna? 

När den strukturen finns på plats kan rapporteringen gå snabbare, spårbarheten stärkas och beroendet av enskilda personer minska. Ekonomifunktionen får mer tid till analys och verksamheten får ett beslutsunderlag som går att lita på. 

‍

En gemensam finansmodell 

Exopen samlar finansiell och relevant operativ data från ERP-, CRM- och andra affärssystem i en gemensam, förvaltad molnplattform. Data från olika ekonomisystem struktureras och harmoniseras i en gemensam finansmodell, medan övervakning och löpande hantering av dataflöden ingår. 

Lösningen bygger på Microsoft Azure och gör data tillgänglig i verktyg som Excel och Power BI. Företaget behöver inte ersätta sina befintliga system eller bygga och förvalta hela datalösningen internt. För koncerner med flera bolag, flera ERP-system och begränsade IT-resurser skapar det en skalbar grund för rapportering, analys, planering och framtida AI-användning. 

‍

Ställ rätt fråga först 

Om rapporteringen är långsam eller svår att lita på, fråga inte bara vilket verktyg som ska presentera siffrorna. Fråga hur siffrorna samlas in, definieras och kvalitetssäkras. Ibland har ni ett rapporteringsproblem, men ofta börjar problemet långt innan rapporten skapas. 

‍

Hur väl stödjer er data rapportering och beslut? 

Gör Exopens kostnadsfria Finance Control Assessment på två minuter: Gör snabbanalysen här ➔